Rekisteriseloste
REKISTERISELOSTE
Henkilötietolain (523/1999) 10 § ja Tietosuojalain mukainen rekisteriseloste
15.7.2022
1 Rekisterin nimi
Jämsän Seudun Moottorikerho ry:n jäsen- ja asiakasrekisterit
2 Rekisterinpitäjä
Nimi: Jämsän Seudun Moottorikerho ry ( JSMK )
Verkkosivut: www.j-smk.net
Osoite: Haaralantie 135, 42100 Jämsä
Sähköposti: jsmk1955@gmail.com
2.1 Rekisteriasioista vastaava henkilö
Nimi: Anne Kaukolinna
Osoite: Lepomäentie 4 B 2, 42100 Jämsä
Puh. 0400 943 573
Sähköposti: jsmk1955@gmail.com
3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat
henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään
jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (Yhdistysavain Rekisteri) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Avoine Oy) palvelimille.
Laskutettavat jäsenasiakkaat on rekisteröity erilliselle tietokoneelle.
Kirjanpito-ohjelma erillisellä varmennetulla palvelimella tallentaa asiakastiedot maksettujen laskujen perusteella.
Erillisillä lomakkeilla tietoja kysyttäessä kerrotaan käyttötarkoitus.
4 Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen
täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:
Jäsenien yhteystiedot ((SML:n vaatimusten mukaisesti) postiosoite, puhelin ja sähköposti)
Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimikuva, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta)
Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
Lisätiedot (ratamaksut, kausimaksut, tilaustiedot, tms.)
Viranomaisvaatimuksia varten mm. tulorekisteriin, vaaditaan henkilötunnus, joka tallennetaan maksettujen matka- ja kululaskujen asiakastietojen yhteyteen.
5 Rekisterin tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön
ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.
Erillisillä kyselylomakkeilla henkilön itsensä ilmoittamat tiedot.
Laskutettavien asiakkaiden tiedot saadaan lomakkeen kautta tai muusta tietolähteestä.
5.1 Tietojen säännömukaiset luovutukset
Kerho voi luovuttaa jäsentietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Kerho voi itse tiedottaa lajiin liittyvistä tärkeistä asioista rekisterissä oleville.
Mikäli jäsen on antanut luvan tiedoissaan yhteystietojen luovutuksen medialle haastatteluja varten, luovutamme henkilön nimen, puh.numeron ja tarvittaessa sähköpostiosoitteen vain median sitä kysyessä.
Kerho ei luovuta tietoja yhteistyökumppaneilleen ja muille kolmansille osapuolille poislukien SML ( Suomen Moottoriliitto ry ). Jokaisella henkilöllä on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen. Luovutettava aineisto sisältää nimen, osoitteen ja mahdollisesti sukupuolen ja syntymävuoden.
Laskutusasiakkaista ei luovuteta tietoja muille kuin tilitoimistolle.
6 Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
7 Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.
Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella.
Kirjanpito-ohjelma on erillisellä varmennetulla palvelimella.
Jämsän Seudun Moottorikerho ry ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.
8 Tarkastusoikeus
Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle.
9 Rekisteritietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.